Aan de slag!

Algemene voorwaarden

Eén van de speerpunten van Akeroh Software is dat we transparant en toegankelijk willen zijn. Dat vinden we ook belangrijk in onze voorwaarden.

Over ons

Wij zijn Akeroh Software, gevestigd te Eindhoven onder KVK-nummer 85756644 en BTW-nummer NL863730863B01.

1. Algemene voorwaarden

  1. Deze algemene voorwaarden gelden als jij iets bij ons koopt of hebt gekocht, voor ons aanbod en bij iedere offerte en bij iedere rechtsbetrekking tussen ons. De klant, dat ben jij, is de afnemer van ons product of onze dienst.
  2. Enkel deze algemene voorwaarden gelden voor ons. Als jij eigen algemene voorwaarden hebt, dan worden die uitdrukkelijk de hand gewezen.
  3. Wanneer wij iets aanpassen of verwijderen uit de algemene voorwaarden, blijven de rest van de voorwaarden nog wel gelden. Aanpassingen aan dit document mogen wij altijd doen. We laten je dit wel eerst weten. Een uitzondering hierop zijn wijzigingen met betrekking tot typ- en spelfouten die de betekenis van de voorwaarden niet (significant) veranderen.

2. Aanbod

  1. Onze aanbiedingen en/of reclames zijn vrijblijvend behalve als er op papier staat dat het niet zo is.
  2. Wanneer wij een aanbod doen of offerte sturen, blijft deze 30 dagen geldig, tenzij we er os afgesproken dat je juist langer of korter de tijd hebt.
  3. De offerte of het aanbod wat je van ons kreeg is pas officieel geaccepteerd als jij deze schriftelijk ondertekent en naar ons terugstuurt. Een e-mail of Whatsapp-bericht met de getekende offerte is voor ons voldoende.
  4. In sommige gevallen hebben wij (meer) gegevens of informatie van jou nodig om onze dienst zo goed mogelijk uit te voeren. We gaan ervan uit dat die gegevens en informatie kloppen.
  5. Van tevoren schatten wij zo goed mogelijk in hoeveel tijd de opdracht ons gaat kosten. Is dat meer dan gedacht, dan is dat geen probleem. De eerste 10% aan meerwerk past gewoon binnen de originele opdracht. Voor alles daarboven maken we een nieuwe offerte. Die moet je opnieuw accepteren voordat we verder kunnen werken voor je.

3. Kosten

  1. Alle prijzen die Akeroh Software hanteert zijn in euro’s, exclusief btw en exclusief eventuele overige kosten zoals administratiekosten, heffingen en reis-, verzend- of transportkosten.
  2. Als je een abonnement bij ons hebt, betaal je maandelijks via een automatische incasso. De facturen die je van ons krijgt, moeten betaald zijn voor de termijn of datum die in de offerte staat.
3.a Abonnement
  1. Wijzigingen die je aanbrengt in je abonnement, bijvoorbeeld het aan- of uitzetten van een module, worden bijgehouden en op je volgende factuur verrekend.
  2. Als je je abonnement stopzet, kun je nog gebruik blijven maken van onze diensten tot het originele einde van de lopende periode.
3.b Prijzen
  1. We mogen de prijzen van de abonnementen/modules wijzigen. De prijswijzigingen kunnen dan ingaan bij de eerstvolgende periode.
  2. Als we de prijzen wijzigen, zullen we dit tijdig doorgeven.
  3. Als je niet akkoord gaat met de nieuwe prijzen, kun je het abonnement stopzetten voordat de nieuwe prijzen in gaan.

4. Gevolgen niet tijdig betalen

  1. Als je niet betaald binnen de gegeven termijn, dan zijn de kosten die daardoor bij ons komen, voor jou.
  2. Wanneer je niet op tijd betaalt, mogen wij onze diensten of software stopzetten of inkorten. Daar kun je geen schadevergoeding op verhalen.
  3. Wanneer je niet op tijd betaalt, rekenen we een rente van 2% per maand. Een halve maand geldt dan bijvoorbeeld ook als volledige maand.
  4. De incassokosten die we oplopen wanneer een ander dat van ons overneemt, mogen we ook bij jou leggen. Deze kosten zijn 10% van het overeengekomen bedrag, met een minimum van € 150,-.

5. Onze software en diensten voor jou

  1. We streven er natuurlijk altijd naar zo snel mogelijk te leveren. Onze levertijden of termijnen die je in de offerte vindt, zijn altijd inschattingen. Mocht er toch iets gebeuren waardoor we niet kunnen voldoen aan de inschatting, dan spreken we een nieuwe, haalbare termijn af voor de levering.
5.a Eigen verantwoordelijkheden
  1. Voor onze software en systemen maken we gebruik van stabiele, vaste internetaansluitingen. Voor jouw internetverbinding ben je zelf verantwoordelijk, en bieden wij geen service. Wanneer jouw internetverbinding niet goed is en onze software daardoor niet optimaal werkt, zijn wij daar niet voor aansprakelijk.
  2. Onze software wordt niet (altijd) geleverd in combinatie met hardware. Het kan zo zijn dat je zelf nieuwe hardware aan moet schaffen. In de meeste gevallen kunnen we je hierbij helpen.
  3. Hoewel we ons uiterste best doen om onze software op zoveel mogelijk systemen goed te laten werken, kunnen we niet altijd garanderen dat onze software optimaal/volledig werkt op jouw (bestaande) systemen.
  4. Dat onze software nu werkt op je apparaten, betekent niet dat dit voor altijd zo blijft. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je verouderde systemen gebruikt die we op een bepaald moment niet meer ondersteunen.
  5. Het is de verantwoordelijkheid van de klant blijft om rechtsgeldige contracten en werkwijzen te maken en te hanteren, en in de gaten te houden of wetgeving wijzigt.
    De juiste inrichting van de klantomgeving en het gebruik ervan zijn jouw verantwoordelijkheid.

6. Updates en wijzigingen

  1. Om onze software te gebruiken heb je licenties nodig. Die verlenen we in de vorm van een abonnement voor een maand. Wanneer wij onze software vernieuwen of updaten, krijg je automatisch de laatste versie. In het geval dat je zelf wat moet doen om updates af te ronden of als de wijziging grote invloed heeft op de werking van onze software, dan krijg je daar instructies voor.
  2. Bij onze software krijg je een stuk service. Dat omvat het herstellen van fouten en het onderhoud op de software, het uitvoeren van wijzigingen en het bewaken van beschikbaarheid.
  3. Je mag onze software 30 dagen volledig gratis en vrijblijvend uitproberen zodra je een omgeving aanmaakt. In die tijd geldt er nog geen garantie en bieden we nog geen ondersteuning. Tijdens de proefperiode kun je niet terugvallen op beloftes of garanties uit deze voorwaarden of andere algemene documenten.
  4. Je kan van ons wijzigingen in de software aanvragen. Dat door schriftelijk contact met ons op te nemen. Wij bespreken de mogelijkheden, de kosten en de planning van de uitvoering ervan. We gaan pas aan de slag als jij akkoord gaat met ons plan en de kosten die daarbij komen kijken.
    1. We zijn niet verplicht om een wijziging die jij aanvraagt uit te voeren. Het moet bijvoorbeeld wel mogelijk en haalbaar zijn.
    2. Wijzigingen die we in opdracht van jou uitvoeren, kunnen ook gebruikt worden door andere klanten.
    3. Als een van ons besluit dat we een wijziging, om wat voor reden dan ook, op dat moment niet gaan doorvoeren, betekent dat niet dat wij die wijziging niet op een later moment alsnog, zelf of met een andere partij, kunnen doorvoeren.

7. Beschikbaarheid

  1. Wij doen er alles aan om onze software altijd beschikbaar te houden. We streven voor een beschikbaarheid van onze software van minimaal 99,5% over een jaar.
  2. Beschikbaarheid wil zeggen dat jij gebruik kan maken van onze software. We spreken dus van ‘niet beschikbaar’ als de complete software niet te gebruiken is.
  3. Wanneer de software niet beschikbaar is door overmacht, onderhoud, problemen met de internetverbinding of hardware, of iets anders waar Akeroh Software niets aan kan doen, wordt dit niet gezien als een fout en heeft dit dus ook geen invloed op de berekende beschikbaarheid.
7.a Controle
  1. Om de beschikbaarheid te controleren, wordt er ongeveer iedere drie minuten automatisch gecontroleerd of onze software een verwacht antwoord geeft. Hiermee wordt een gemiddelde berekend.
  2. Bij een probleem wordt er bij ons team automatisch en direct een melding gemaakt, en gaan we kijken wat er aan de hand is.
  3. We spreken pas van ‘niet beschikbaar’ als het probleem zich 10 minuten of langer voordoet.

8. Fouten

  1. Als je fouten in de software ontdekt, kun je ze per e-mail aan ons melden. Vergeet in die mail de volgende gegevens niet:
    • De naam van je organisatie en Akeroh-omgeving;
    • Een beschrijving van de fout. Het helpt ons enorm als je ook een of meerdere screenshots stuurt.
    • Een beschrijving van de stappen die je ondernam toen de fout optrad, zodat we het na kunnen maken.
    • De impact van de fout voor jouw bedrijf of organisatie.
  2. Fouten die wij doorkrijgen van onze klanten en waar wij aansprakelijk voor zijn, krijgen van ons een prioriteitsniveau. Wij bepalen of het gemelde probleem inderdaad een fout is, en in welk niveau de fout valt.
    We houden de contactpersoon op de hoogte terwijl we de fout onderzoeken en/of oplossen.
  3. Als je in de e-mail niet de juiste contactgegevens meestuurt, dan proberen we je te bereiken via de bij ons bekende gegevens. Ook als deze gegevens niet kloppen, geldt dit wel als onze eerste poging om je te spreken over het probleem.
  4. Wij zijn niet aansprakelijk voor eventuele schade als deze optreedt door een probleem in onze software of bij vertragingen bij het oplossen ervan.

9. Onderhoud

  1. Het onderhoud op de software wordt voor jou en al onze andere klanten tegelijkertijd uitgevoerd. Soms kan dit ervoor zorgen dat de software even niet beschikbaar is. Als we verwachten dat dit het geval zal zijn, zullen we dit kenbaar maken. We proberen groot onderhoud uit te voeren op tijden waarop onze meeste klanten de software niet of nauwelijks gebruiken.
  2. We doen er alles aan om te zorgen dat het onderhoud zo min mogelijk impact heeft op jouw werkzaamheden. Mocht de software tijdens het onderhoud toch niet beschikbaar zijn, dan berekenen we dit niet mee in de gewenste of daadwerkelijke beschikbaarheid of onze afgesproken beschikbaarheid, hersteltijden of reactietijd.

10. Back-up

  1. Meerdere keren per dag maken wij een back-up van je database.
  2. Om veiligheidsredenen hebben alleen wij toegang tot deze back-up.
  3. Je mag ons vragen om toegang te krijgen tot jouw back-up. We zijn nooit verplicht om dat te doen en als we dat wel doen, kunnen we daar een vergoeding voor rekenen.
  4. Alle back-ups worden voor maximaal 30 dagen versleuteld bewaard. Dit gebeurt op de servers van onze hostingpartij. Na uiterlijk 30 dagen worden de back-ups op deze servers vernietigd.
  5. Er worden ook meerdere keren per dag back-ups gemaakt naar een externe locatie van de servers bij onze hostingpartij. Deze worden maximaal 90 dagen bewaard. In totaal kunnen back-ups dus tot 120 dagen bewaard worden.
  6. Wij zijn niet aansprakelijk voor het verliezen van een back-up of wanneer er data verloren gaat omdat er geen (correcte) back-up gemaakt is. Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen data en het maken van back-ups daarvan.

11. Ondersteuning

  1. Als je vragen of problemen hebt kun je contact met ons opnemen. We zullen je dan zo snel mogelijk helpen.
  2. In principe is het beantwoorden van jouw vragen is vrijwel altijd gratis.
    Als je heel veel of complexe vragen hebt, vaak bij ons terugkomt met vragen of extra ondersteuning nodig hebt, dan kunnen wij hier een vergoeding voor vragen.
    In dat geval bieden de gevraagde hulp of geven we je een training. Met een training vergroot je je kennis over de software in je organisatie. Zo kun je nog gemakkelijker en efficiënter werken. Wanneer we extra hulp of een training bieden, krijg je eerst een offerte die je moet accepteren voordat we je de hulp of training kunnen bieden.

12. Privacy

Wil je meer weten over Akeroh Software en over hoe we omgaan met persoonlijke gegevens? Lees ook ons Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst.

12.a Verwerking van gegevens
  1. Welke gegevens en de manier waarop wij gegevens verwerken in opdracht jou, staat beschreven in de Verwerkersovereenkomst en Privacy beleid. Deze zijn een onderdeel/bijlage van deze algemene voorwaarden.
12.b Toegang tot gegevens
  1. Alleen noodzakelijke mensen hebben toegang tot de persoonsgegevens. Deze mensen zorgen er onder andere voor dat de software het beste werkt of dat er back-ups gemaakt worden. Alle medewerkers van Akeroh Software en partijen die wij inschakelen gaan vertrouwelijk om met de informatie.
12.c Maatregelen
  1. Zowel op technisch als organisatorisch vlak  zorgen wij ervoor dat de juiste maatregelen getroffen worden om de beveiliging te waarborgen. Daaronder vallen onder andere de volgende maatregelen:
    • Back-ups worden versleuteld opgeslagen en getransporteerd;
    • Niet meer mensen dan nodig hebben toegang tot de gegevens;
    • Gevoelige persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen;
    • Onderhoud van systemen en de beveiliging hiervan;
    • In het geval van een incident, of wanneer een onbevoegde toegang tot persoonsgegevens krijgt handelen we adequaat en herstellen de fout zo snel mogelijk.
    • Onze software wordt ontwikkeld met de ‘Security and privacy by design’ gedachte.
  2. Als je wilt opvragen welke informatie wij hebben over jouw personeelsbestand dan delen wij dat met je als het nodig is. Dit doen we onder de voorwaarden van de AVG-regels.
12.d Datalek
  1. In het geval dat er onverhoopt een datalek is, dan melden wij dit indien nodig binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  2. We proberen een datalek altijd zo snel mogelijk te dichten en om een nieuw lek te voorkomen.
12.e Eigen verantwoordelijkheid
  1. Je bent zelf verantwoordelijk voor het juist gebruiken en inregelen van de software en voor het verlenen van de juiste toegangsrechten tot onderdelen van de software voor wie dit nodig is.
  2. Je bent zelf verantwoordelijk voor het juist gebruiken van de accounts, het instellen van goede wachtwoorden en het verwijderen van onnodige gegevens.
  3. Als de software niet juist gebruikt wordt en er iets niet goed gaat, zijn wij niet aansprakelijk.

13. Overmacht

  1. Als wij onze verplichten niet kunnen nakomen doordat er iets gebeurt wat buiten onze macht ligt, zijn wij daar niet aansprakelijk voor.
  2. Onder overmacht vallen alle zaken die van buitenaf komen, zowel voorzien als onvoorzien. Hierop hebben wij geen invloed.
  3. Voorbeelden van overmacht zijn onder andere:
    • Werkstaking;
    • Ziekte van personeel;
    • Een verlate levering of ander soort reactie van onze leverancier(s);
    • Defecte of storende internetverbinding/telefoonlijn;
    • Brand;
    • Extreme weersomstandigheden;
    • Overstroming;
    • Inbraak;
    • Calamiteiten/rampen;
    • Aantasting van ICT-systemen door een virus of andere onvoorziene kwetsbaarheden;
    • Gehackte computers en software;
    • Pandemieën en epidemieën.
  4. Overmacht kan er, ook wanneer de overeenkomst al bezig is, voor zorgen dat wij de (verdere) nakoming van onze afspraken niet kunnen waarmaken. Daarom kunnen we onze verplichting uit de overeenkomst halen zolang de periode van overmacht geldt.
    • Als deze periode langer duurt dan 3 maanden, mogen zowel jij als wij de overeenkomst beëindigen zonder dat daar een schadevergoeding tegenover staat.
    • Het deel van onze verplichting wat wij al wel hebben gedaan, wordt niet teruggedraaid wanneer er overmacht voorkomt. Voor wat wij al hebben gedaan, mogen wij dus ook een factuur naar je sturen.

14. Garanties & aansprakelijkheid

  1. In eerste instantie bieden wij geen garantie voor de werking van onze hardware of software die jij gebruikt, tenzij het duidelijk onze schuld is dat iets niet werkt.
  2. Wanneer er sprake is van schade omdat wij de verkeerde of onvolledige gegevens van je kregen, dan zijn wij niet aansprakelijk.
  3. Wij zijn niet aansprakelijk als er schade is omdat onze software tijdelijk niet werkt met de reden dat we fouten herstellen, onderhoud plegen of updates uitvoeren.
  4. Wanneer jij of een partij die jij inschakelt wijzigingen in de software aanbrengt zonder onze toestemming waardoor de software niet meer goed werkt, zijn wij niet aansprakelijk. Dat geldt ook als er fouten optreden omdat je niet zorgvuldig of kundig omgaat met de software.
14.a Indirecte schade
  1. Eventuele indirecte schade die optreedt als de software niet goed werkt, is niet te verhalen op Akeroh Software. Daaronder valt bijvoorbeeld gederfde winst, gemiste besparingen en gevolgschade. Ook als dit komt door het niet juist werken van de software, zijn wij niet aansprakelijk.
  2.  
14.b Beschikbaarheid
  1. Het kan gebeuren dat wij ons niet kunnen houden aan de verwachtte beschikbaarheid. Als dit het geval is, compenseren wij voor iedere dag waarop de software niet beschikbaar is een bedrag van 1/30 van jouw maandelijkse kosten. Dit gebeurt totdat we het maximale (30/30) hebben bereikt. Deze compensatie wordt zo snel mogelijk op een volgende factuur verrekend en geldt in plaats van een schadevergoeding.
14.c Aansprakelijkheid
  1. Als je denkt dat je recht hebt op een vergoeding van ons, dan moet dit binnen 14 dagen nadat de schade plaatsvond door jou aan ons gemeld worden. Dit doe je via een e-mail. Als wij hiermee akkoord gaan, nemen wij dit bedrag op de eerstvolgende factuur mee.
  2. Mocht het zo zijn dat wij aansprakelijk zijn, dan geldt die aansprakelijkheid voor maximaal de hoogte van de bijbehorende factuur. Als het gaat om een factuur die hoort bij een duurovereenkomst, dan geldt de aansprakelijkheid voor maximaal de laatste drie maanden van deze factuur.
  3. Onze aansprakelijkheid overstijgt nooit het bedrag waarvoor wij verzekerd zijn.
  4. We zijn nooit aansprakelijk voor derden, alleen voor onze eigen werkzaamheden.
  5.  

15. Intellectuele eigendommen

  1. Wij hebben het recht op alle software, coderingen, ontwerpen, tekeningen, afbeeldingen, etc., die wij maakten. Jij krijgt van ons een licentie om er gebruik van te maken. Deze geldt zolang wij een overeenkomst hebben. Deze licentie mag je niet overdagen aan een ander. Een sublicentie aan iemand anders geven mag ook niet.
  2. Wanneer onze samenwerking stopt, vervalt de licentie. Ook wanneer jij surseance van betaling aanvraagt of richting faillissement gaat, stopt onze licentie.
  3. Een licentie is slechts geldig voor één fysieke locatie. Als je bijvoorbeeld een keten of franchise hebt, moet er dus per locatie een aparte licentie gebruikt worden.
  4. Wij zijn niet verantwoordelijk als jij bij het gebruik van onze software inbreuk maakt op de intellectuele-eigendomsrechten van anderen, inclusief auteursrecht en handelsmerken.

16. Wijzigingsbeding

  1. Akeroh Software heeft het recht om deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. 

  2. Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd.

  3. Als je een wijziging in deze voorwaarden niet wil accepteren, kun je tot de datum waarop de nieuwe voorwaarden van kracht worden de overeenkomst beëindigen.

17. Geschillen

  1. Het Nederlands recht van toepassing op onder andere alle afspraken die wij maken, deze algemene voorwaarden (inclusief bijlagen/aanvullingen) en aanbiedingen/offertes die je van Akeroh Software ontvangt.
  2. We vinden het heel vervelend als je klachten hebt, en verhelpen die natuurlijk graag. Daarom vragen we of je deze eerst bij ons wil melden. Dan doen wij er alles aan de klacht voor je op te lossen of samen tot een oplossing te komen.
  3. Wanneer we over een geschil geen akkoord bereiken binnen 3 maanden, mogen wij beiden los van elkaar naar een rechter met het geschil. Dat gebeurt bij een rechter in Oost-Brabant, locatie Eindhoven.

 

Ingangsdatum: 1 juni 2023.

Heb je vragen?

We helpen je graag verder

Contact opnemen